LOS AJUSTES

1. Concepto de Ajustes
Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.
Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.
2. Clases De Ajustes
Ajustes ordinarios
Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:
• Caja
• Bancos
• Provisiones y deudas de difícil cobro
• Inventario de mercancías
• Depreciación acumulada
• Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos
• Ingresos recibidos por anticipado
• Ingresos por cobrar
• Costos y gastos por pagar
• Provisiones para obligaciones laborales
1. Ajustes ala cuenta Caja, ocasionados por arqueo: Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, se debe comparar su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación se pueden presentar los siguientes casos:
El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: En este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar un ajuste.
En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando Caja y debitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasiono el faltante así:
• Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.
Ejemplo: El cajero pagó servicios de cafetería por $4.000 y no los registró, hay un faltante por ese valor.
Asiento de ajuste:
CUENTAS DEBE HABER
GASTOS DIVERSOS 4000
Elementos de Aseo y Cafetería
Caja 4000
Caja General
Ejemplo 2: El cajero consignó %50.000 y no los registró. Se presenta un faltante por ese valor.
Asiento de ajuste:
CUENTA DEBE HABER
BANCOS 50000
CAJA 50000
Faltante Por Dineros Dispuestos por el Cajero o pagados de mas
El cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de Caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores
Ejemplo: En el arqueo se presenta un faltante injustificado de $9.000
Asiento de Ajuste:
CUENTA DEBE HABER
CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES 9000
Otros- Cajero
CAJA 9000
Caja General
El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor.
Para llevar a el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante, así:
Ingresos Recibidos Por El Cajero y No Registrados.
Ejemplo: El cliente HUGO CASTILLO abona $17.000, valor no registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja.
Asiento de Ajuste:
CUENTA DEBE HABER
CAJA 17000
Caja General (Sobrante)
CLIENTES 17000
Hugo Castillo
2. Ajustes a la cuenta Bancos, ocasionados por conciliación bancaria: Para realizar este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.
Extracto bancario es el documento que elaboran mensualmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depósitos, giros de cheques, retiros, notas debito o crédito y los saldos.
Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias mas frecuentes puede ser:
• Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad bancaria.
• Por valores que aparecen en el extracto que aun no se han registrado en la empresa.
En estos casos en la empresa realizamos ajustes así:
Por nota debito: el banco nos envía notas debito por conceptos de: cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses por prestamos y otros servicios bancarios. Estos disminuyen el salde de la cuenta de Bancos , por lo tanto la acreditamos, y se debita la cuenta que corresponda según el caso. Cuando la empresa no ha recibido las notas débito por cualquier concepto, al recibir el extracto debe realizar el ajuste.
Ejemplo: En el extracto del CONAVI aparece nota debito por $12.500 correspondiente a la compra de una chequera, no contabilizada.
Asiento de ajuste:
CUENTA DEBE HABER
GASTOS DIVERSOS 12500
Útiles, papelería y fotocopias
BANCOS 12500
CONAVI
Por notas crédito: El banco envía notas crédito por concepto de prestamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas de ahorro. Si la empresa no las ha contabilizado, al recibir el extracto, debe elaborar ajustes que aumentan el saldo de Bancos, por lo cual se debita; y se acredita la cuenta que corresponda, según el caso.
Ejemplo: En el extracto de CONAVI aparece nota crédito por valor de $35.000, correspondiente a la consignación del cliente DIEGO PEREZ, no contabilizada por la empresa.
Asiento de ajuste:
CUENTA DEBE HEBER
BANCOS 35000
CONAVI
CLIENTES 35000
DIEGO PEREZ
3. Ajuste por provisión cartera o estimado para deudas de difícil cobro: El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por lo contrario, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la sección de Activos, presentar el valor bruto de Clientes.
CLENTES 487300
PROVICIONES -9566
Saldo Real de Clientes 468734

4. Ajuate Por Inventario de Mercancías en Las Empresas con Sistema de Inventario Permanente:
Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos:
Inventario Físico Mayor que El valor en Libros de la cuenta de Mercancías: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta costo de ventas; por que esto ocurre, generalmente por malos registros en los libros.
Ejemplo : al comparar el inventario físico con el valor en libros de la cuenta de mercancías se presenta un sobrante de $250.000
Asiento de Ajuste:
CUENTA DEBE HABER
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA
(sobrante de mercancías en inventario) 250000
COMERCIO AL POR MAYOR Y A L POR MENOR
(Sobrante de mercancías en inventario) 250000
Inventario Físico Menor Que el Valor en Libros de la Cuenta de Mercancías: en este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia, acreditando la cuenta mercancías no fabricadas y debitando la cuenta según la razón que haya ocasionado el faltante, así:
Ejemplo: al realizar el inventario físico de mercancías se presenta un faltante de $245.000 ocasionado por deshidratación de los artículos .
Asiento de Ajuste:
CUENTA DEBITO CREDITO
COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR 245000
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA 245000
Perdida de Mercancías Por Irresponsabilidad del Almacenista: En este caso el valor del faltante se carga a la cuenta del empleado.
Ejemplo: el inventario físico se presenta un faltante de $500.000, ocasionado por descuido del almacenista.
Asiento del Ajuste.
CUENTA DEBER HABER
CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES
Otros (almacenista) 50000
MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA
(faltante en inventario físico) 50000
5. Ajuste por Depreciación de propiedades , Planta y Equipo (Activos Fijos)
La depreciación es el gasto en que incurre una empresa a medida que sus activos fijos tangibles se desgastan durante la vida útil. Pueden estimarse que el activo se consume totalmente durante su vida útil o puede considerarse su valor residual, cuota de rescate o salvamento teniendo en cuenta el valor que tendrá el activo al final de su vida útil.
Vida útil es el lapso durante el cual se espera que la propiedad, planta y equipo contribuirán a la generación de ingresos. Para su determinación es necesario considerar la vida útil legal reglamentada por el estatuto tributario o una vida útil técnica fijada teniendo en cuenta las especificaciones de fabrica, la obsolescencia por avances tecnológicos, el deterioro por el uso y el tiempo.
De Acuerdo con la legislación colombiana, el tiempo de vida útil y porcentaje de desgaste establecido para efectos de la depreciación anual, son los siguientes:
ACTIVO DEPRECIABLE VIDA UTIL % DEPRECIACION ANUAL
construcciones y edificaciones 2O años 5%
maquinaria y equipo 10 años 10%
equipo de oficina 10 años 10%
equipo de computación 5 años 20%
flota y equipo de transporte 5 años 20%
Ejemplo 1: el primero de marzo de 2002 se compra un edificio por 120.000.000 de los cuales 24.000.000 corresponden al valor del terreno. La depreciación acumulada el 31 d de diciembre del mismo año será
Valor que se registra en Edificios $120.000.000-24.000.000=96.000.000
96.000.000* 10 meses
Depreciación del edificio en 10 meses: ----------------------------------- = 4.000.000
20*12 meses
Ejemplo 3: el 16 de abril de 2002 se compra un vehículo por $60.000.000 se calcula la depreciación anual, mensual y al 30 de abril del mismo año, así
$60.000.000
Depreciación anual =--------------------- = $12.000.000
5 años
$60.000.000
Depreciación mensual = ------------------------= 1.000.000
5 años * 12 meses
60.000.000*15 días
Depreciación al 30 de abril------------------------= 500.000
5 años *360dias
6. Ajuste por amortización Activos Diferido
Los gastos diferidos representan aquellos materiales que la empresa ha comprado para consumirlo en un periodo futuro y los servicios pagados en la forma anticipada , contabilizados en la cuenta gastos pagados por anticipado. Ejemplos: papelería, arrendamientos, impuestos, intereses, publicidad, seguros y otros. En este grupo se incluyen cargos diferidos, que representan los costos y gastos en que incurre la empresa en las etapas de organización, instalación, montaje y puesta en marcha, además de los gastos de inversión y estudio de proyectos.
Ejemplo: del 16 de junio de 2002 CONAVI concede un préstamo a la empresa y descuenta $300.000, por intereses anticipados de un trimestre. El ajuste de amortización a 30 de junio será:
Interés del trimestre $300.000, interés mensual $100.000
Tiempo de amortización:
Lapso entre el 16 y el 30 de junio : 15 días
Valor de la amortización en 15 días : $50.000
Asiento de ajuste
CUENTAS DEBE HABER
FINANCIEROS
Intereses 50000
GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO 50000
Intereses
7. Ajuste por amortización de pasivos diferidos
Los pasivos diferidos representan los ingresos recibidos por adelantado. Así como un empresa puede pagar por anticipado, también puede recibir dinero cobrado anticipadamente por servicios, arrendamientos, comisiones y otros.
Ejemplo: el 1 de julio de 2002 reciben $1.500.000 por concepto del arrendamiento por los meses de julio, agosto y septiembre., se realiza ajuste a 31 de diciembre de 2002
Valor de ingresos recibidos: $1.500.000 correspondientes a tres meses de arrendamiento de una oficina.
Arrendamiento mensual: $500.000 = valor del ajuste
Asiento de Ajuste
CUENTA DEBE HABER
INGRESOS RECIBIDOS POR ANTICIPÁDO
Arrendamiento 500000
ARRENDAMIENTOS
Construcciones y Edificios 500000
8. Ajuste por ingresos por cobrar
Cuando la empresa he devengado una renta y no se ha cobrado, debe realizar un ajuste por el valor correspondiente. El valor de ingreso ya causado se convierte en un derecho de la empresa; por ello debita una cuenta de Activos denominada Ingresos Por Cobrar y acredita la cuenta respectiva de ingresos.
Ejemplo: Al finalizar el periodo contable, el señor Oswaldo noruega no ha cancelado a la empresa el valor de un mes de arrendamiento por $900.000 de una fotocopiadora.
Asiento de Ajuste:
CUENTA DEBE HABER
INGRESOS POR COBRAR
Arrendamientos 900000
Oswaldo Noruega
ARRENDAMIENTOS
Equipo de Oficina 900000
9. Ajuste por Costos y Gastos por Pagar
Cuando una empresa se ha incurrido en un gasto y no se ha contabilizado , debe realizarse un ajuste por el valor correspondiente. El valor del gasto ya causado se concierte en un pasivo para la empresa. Por ello al contabilizar debita la cuenta de gastos y acredita la cuenta de costos y gastos por pagar
Ejemplo: Al finalizar el periodo contable se encuentran pendientes de pago a EEPP y registra los siguientes servicios: energía por $287.200, acueducto por $125.000 y teléfono por $489.300
Asiento de ajuste
CUENTA PARCIAL DEBE HABER
SERVICIOS 901500
Acueducto y alcantarillado 125000
Energiza eléctrica 287200
Teléfono 489300
COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 901500
Servicios públicos 901500

10. Ajuste para obligaciones laborales
Con el fin de cuantificar el valor real de las prestaciones sociales a cargo de la empresa, al finalizar el periodo contable deben hacerse los cálculos y asientos de ajustes por este concepto.
1. Se liquidan las prestaciones causadas por cada trabajador, se compara con el valor total de la liquidación de las prestaciones sociales con el valor registrado en libros
2. Se elabora el ajuste por el valor de la diferencia, acreditando o debitando la cuenta para obligaciones laborales, según aumente o disminuya la provisión, utilizando como partida la cuenta de gastos .
Ejemplo: el 31 de diciembre se realiza la liquidación de prestaciones sociales del personal de la empresa y se compara con el saldo en libros para elaborar los ajustes correspondientes as:
Prestaciones Sociales Valor Liquidación Valor Libros Valor Ajuste
a. Cesantías 1384720 1118470 266250
b. Intereses Sobre cesantías 166166 112890 53276
c. Vacaciones 120840 130700 -9860
Contabilizar ajustes
CUENTA DEBE HABER
a)
GASTOS DE PERSONAL
Cesantías 266250
PARA OBLIGACIONES LABORALES
Cesantías 266250
para obligaciones laborales
Cesantías 1384720
CESANTIAS CONSOLIDADAS 1384720
CUENTA DEBE HABER
b)
GASTOS DE PERSONAL
intereses sobre cesantías 53276
PARA OBLIGACIONES LABORALES
intereses sobre cesantías 53726
PARA OBLIGACIONES LABORALES
intereses sobre cesantías 166166

INTERESES SOBRE LAS CESANTIAS 166166
CUENTA DEBE HABER
PARA OBLIGACIONES LABORALES
Vacaciones 9860
GASTOS DE PERSONAL
Vacaciones 9860
PARA OBLIGACIONES LABORALES
Vacaciones 120840
VACACIONES CONSOLIDADAS 120840