GESTION DE COBROS Y PAGOS

GESTION DE COBROS Y PAGOS

¿Qué son los cobros y los pagos? En el lenguaje cotidiano es muy común que se empleen indistintamente los términos ingreso y cobro y las expresiones gasto y pago. ¡¡Error!! Los pagos son las salidas de dinero y los cobros las entradas que se produzcan en la tesorería de la empresa. El patrimonio empresarial, como consecuencia de la realización de este tipo de operaciones, no varía cuantitativamente, pero sí cualitativamente, al variar su composición. Se habla de variaciones del Neto (gasto o ingreso) y variaciones de Tesorería (pago o cobro)

Las políticas de cobro y de pago provocan situaciones de morosidad, retraso en los pagos, dotación a provisiones, etc.

Los cobros Política comercial La comercialización de productos y servicios suele estar asociada a un proceso negociador en el que entran en juego, básicamente, el precio y el plazo de pago. Estas dos variables actúan en sentido contrario: A menor precio → Pago más rápido. A mayor precio → Aplazamiento de los pagos. De entre el resto de variables que entran en juego, la más importante es la situación competitiva del sector. Por ello, la clave que deben manejar los comerciales radica en el coste de la financiación alternativa que estas opciones presentan. ¿Qué efecto financiero tiene disponer de liquidez frente al riesgo que supone tener que incurrir en una financiación adicional en caso de impago?

Los cobros Política de riesgos. Control sistemático del riesgo Una vez definida la política de riesgos, se debe implantar un modelo de seguimiento riguroso de la actividad. En caso de ser necesario, se adoptarán las medidas correctoras que procedan. Este mecanismo de seguimiento y control se integra en el sistema de información de la empresa, tanto en el de gestión empresarial como el de soporte a la toma de decisiones. Este modelo se puede articular en base a 4 fases: 1.- Definición del nivel de riesgo asumible por la empresa. 2.- Evaluación del riesgo real de cada situación. 3.- Identificación de las situaciones de riesgo excedido. 4.- Toma de decisiones para gestionar la alerta.

Los pagos Visión general Un pago es la acción o resultado de pagar. ¿Qué es lo que se paga? Una cantidad adeudada. Aplicándolo al campo empresarial, los pagos harán referencia a la entrega de la empresa de una cantidad monetaria adeudada a un proveedor/acreedor en un momento dado. De ahí que un pago produzca la salida de dinero de caja.

La operación de cobro comprende el conjunto de acciones necesarias para transformar un activo corriente (asociado a un documento contable o no) en un activo líquido (disponible). Inicialmente, se representa en una cuenta o un documento a cobrar, y acaba, como resultado, en el ingreso de dinero o algún título representativo de dinero. La operación de cobro abarca todas las operaciones comprendidas entre el momento en que se detecta que un crédito está en condiciones de ser cobrado, hasta que los valores resultantes son ingresados y contabilizados en la empresa.

Contabilidad de cobros y de pagos Ratios de gestión de cobro y de pago, Período Medio de Pago (PMP) Es el indicador más utilizado en lo que se refiere a la política de pagos de la empresa. Mide el tiempo transcurrido entre que la empresa compra un producto y paga el importe correspondiente. Este índice se obtiene por cociente entre la cifra media de la cuenta Proveedores y la cifra de Compras. Si la cifra de compras representa una media mensual, el índice vendrá expresado en meses. O, si es anual, vendrá expresado en años.

Ciclo de cobros y pagos Ciclo de pagos Un pago comprende el conjunto de operaciones necesarias para cancelar una obligación contraída anteriormente. Esta, estará representada por una cuenta a pagar en el Patrimonio Neto + Pasivo del Balance de Situación. Esto implica una disminución de las disponibilidades de la empresa. Pero, en consecuencia, también disminuirán las deudas existentes en la empresa. Es decir, se producirá un movimiento tanto en el Activo como en el PN+Pasivo de la empresa. La secuencia de operaciones de un procedimiento de pago: Orden de compra → Recepción materiales + albarán → Recepción de factura Finanzas de la Empresa

Los medios de cobro y pago son instrumentos empleados para cubrir las obligaciones y consolidar los derechos en que la empresa incurre en su operativa diaria. Estos medios de cobro y pago están soportados por el sistema bancario. Éste, además, cumple la función de intermediación de crédito. Esta función supone una centralización de las transacciones que realiza la empresa. Permite la introducción y desarrollo de la aplicación de las nuevas tecnologías, suponiendo una revolución que convertirá en obsoletos los procedimientos tradicionales de cobro y pago que se conocen.

Medios de cobro y de pago Selección La elección de un medio u otro se articula en tres variables: La seguridad o riesgos existentes: mayor o menor garantía que ofrece un instrumento para obtener el cobro o realizar el pago. El coste: normalmente suele venir dado como combinación del coste de intermediación, el coste financiero y el coste fiscal. El plazo de ejecución: período de tiempo que transcurre desde el momento de la orden de pago o cobro y el momento de la efectiva disponibilidad del importe. Es decir, el tiempo de intermediación por parte de las entidades financieras se quiere que sea el menor posible. Los medios de cobro y de pago más utilizados en la actualidad son los que se exponen en las siguientes

Ingreso en cuenta corriente y transferencia bancaria Son dos medios que tienen mucho en común, por lo que se procede a explicarlos en conjunto. Se materializan a través de una anotación de abono en la cuenta corriente del cliente y una anotación de adeudo en la cuenta del deudor. Permiten al deudor acreditar documentalmente la realización del pago.

Domiciliaciones bancarias La propia empresa indica a la entidad financiera cuál es el domicilio y la cuenta del cliente. Se suele emplear para los cobros-pagos que se realizan de forma periódica (utilities)

Tarjetas de transacciones financieras Dentro de esta modalidad se recogen las tarjetas de crédito, de débito y las tarjetas de compra (Eroski, Repsol, etc.). Son tarjetas que incorporan una banda magnética o chip que permite identificar a su titular y realizar transacciones financieras por medio de sistemas electrónicos. Dentro de estas tarjetas, existen dos tipos de utilización: 1.- Pago a crédito: el adeudo se produce en la forma aplazada. 2.- Pago a débito: las disposiciones se adeudan inmediatamente en la cuenta del titular. Estas transferencias se realizan gracias a unos estándares que forman distintas redes: Visa, Master Card, American Express o Servired

Cheque bancario Es un medio que supone la existencia de una entidad bancaria, con la cual existe una relación previa, a través de la cual el cliente queda autorizado para disponer, mediante el cheque, de los fondos depositados en el Banco a favor de un tercero o de sí mismo. Constituye una orden de pago que el cliente (librador) dirige al banco (librado) a favor de una persona determinada (tomador o tenedor), suponiendo la existencia de fondos disponibles a favor del librador. Es un documento amparado en la Ley Cambiaría y del Cheque que garantiza a su legitimo tenedor en acreedor del librador. Es conocido, también, como documento ejecutivo, porque el tomador tiene la capacidad de poder actuar jurídicamente contra en librador en el mismo instante que se produzca un impago
Efectivo Es un medio que se encuentra en desuso debido al riesgo y las prácticas que implica dicho medio. Sin embargo, goza de la ventaja para el acreedor que cobra la cantidad en el mismo momento en que la recibe. Riesgo: cómputo de las cantidades, forma de acreditar el pago (mediante recibos habitualmente), extravíos, falsedad de los billetes, etc. Estos riesgos conllevan que normalmente se limite el importe que suele emplearse bajo este medio. Coste: inexistente (salvo el coste de oportunidad). Plazo de ejecución: inmediato. El principal problema radica en identificar el origen del dinero y sus uso fraudulentos (blanqueo de dinero).

Letra de cambio “Es un título de crédito formal y completo que contiene una promesa incondicionada y abstracta de hacer pagar a su vencimiento al tomador o a su orden una suma de dinero en lugar determinado, vinculando solidariamente a todos los que en ella intervienen” (Héctor Cámara. 1970) Típicamente funciona a crédito, lo que implica un aplazamiento en el pago o cobro que el acreedor concede al deudor. Las normas tributarias exigen que este instrumento se libre en un impreso timbrado denominado letra de cambio, implicando cumplir una serie de requisitos formales, indicando: Cláusula cambiaria: deberán aparecer las palabras “Letra de Cambio” en el idioma empleado en la redacción. Orden de pago: mandato puro y simple de pagar una suma de dinero, que dirige el librado al librado

Pagaré Documento formal que consiste en la promesa de pagar una determinada cantidad de dinero en un futuro a su legítimo tenedor. Este documento formal posee ciertos requisitos de validez (mención de ser pagaré, promesa incondicional de pagar una suma determinada de dinero y sus intereses, nombre del beneficiario, fecha y lugar de pago, firma del suscriptor y tranmisibilidad). Las diferencias entre un cheque y un pagar es que el pagaré no permite la emisión en blanco o al portador y que en el pagaré se debe especificar la fecha, el lugar y la suma para realizar el cobro, lo que no siempre se da en los cheques

Los cobros Segmentación de clientes Segmentar un mercado es tratar de dividir el mismo en grupos de consumidores (clientes) de características homogéneas. De esta forma, en cada segmento, se podrán aplicar las estrategias de marketing más adecuadas para lograr los objetivos establecidos a priori por la empresa. La política comercial previamente expuesta debe definirse en función de: 1) El tipo de clientes que la empresa posee. 2) Las prácticas habituales en el mercado en que está actuando. No tendría sentido que se mantuviera una política comercial generosa en los créditos cuando el resto de sus competidores mantiene una política restrictiva o cuando sus clientes se caracterizan por el incumplimiento de sus compromisos de pago